Arnoldo Pirela y Oswaldo Abreu 6c5r5o
| RESUMEN En este artculo enfrentamos el problema de analizar, con el uso de indicadores especialmente diseados para este fin, lo que hemos llamado Cultura de la informacin en las empresas proveedoras de bienes y servicios a la industria petrolera, petroqumica y de procesos en general. Nos planteamos el problema como un asunto de cultura empresarial, en la medida que ella forma parte de un complejo de prcticas, valores, costumbre y motivaciones arraigadas en la organizacin y no simplemente un dato o conjunto de referencias que puedan ser medidos directamente para conocer su situacin. En ese sentido, enfrentamos el problema desde cuatro elementos, a partir de las cuales desarrollamos los indicadores (figura 1). Como indicamos al inicio, esas cuatro dimensiones son: Nivel de informacin, Capacidad para recabar informacin, Uso que se hace en la empresa de la informacin y Aporte de informacin. |
ABSTRACT In this article we analyze, with the use of indicators specially designed for this aim, what we have called Culture of the information in the firms suppliers of goods and services to the oil industry, petrochemical and of processes in general. We face the problem as a subject of enterprise culture, because it comprises of a complex of practices, values, routines and motivations rooted in the organization and not simply a data or set of references that can be measured directly to know their situation. In that sense, we faced the problem from four dimensions: Level of information, Capacity to successfully obtain information, use that becomes in the company of the information and capacity to share information with society. |
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ndice
Partimos de una idea bsica y operativa, segn la cual la cultura de la informacin en una empresa es funcin de cuatro aspectos claves: 1) estar bien informado o poseer la informacin necesaria, actual y relevante para la toma de decisiones. 2) Tener instalada una capacidad y habilidad para recabar y organizar informacin, tambin necesaria y relevante, tanto sobre el entorno como sobre sus propias operaciones. 3) Poseer capacidad para procesar informacin a todo lo largo de la estructura de la empresa y no simplemente concentrada en algn lugar privilegiado, generalmente de la gerencia ms alta. Y 4) ser capaz de producir, proteger y difundir o compartir informacin para beneficio de la empresa, su competitividad y de la sociedad o entorno en donde se mueve la empresa, a saber: clientes, aliados, sistemas oficiales de estadsticas, universidades y otras instituciones de formacin y desarrollo del conocimiento, incluso competidores.
As pues, asumimos que una empresa para desarrollarse y sostenerse competitiva enfrenta, primero, el problema de buscar informacin, cosa que hoy, particularmente con Internet, cada vez menos se relaciona con la palabra escasez y ms con saber escoger o seleccionar. La clave del juego es identificar en un mar de informacin las piezas que potencialmente representan conocimiento til para la competitividad de la empresa. Adems, una vez identificadas esas piezas de informacin con potencial, la empresa debe tener la capacidad de procesar o usar esa informacin. Pero, esta es debe ser cada vez menos la funcin de una estructura nica, poderosa en cuanto a la calificacin del personal, los modelos interpretativos y los equipos o herramientas de hardware y software que se usan. El paradigma organizativo actual se orienta ms a distribuir, a hacer accesible la informacin y los medios para buscarla y procesarla tanto los modelos como las herramientas- a todos los espacios y niveles de la organizacin.
De modo tal que la organizacin con capacidad innovadora y competitiva se entiende hoy como una gran estructura de bsqueda, procesamiento y distribucin de informacin, y motivada hacia la generacin de ideas y soluciones que agreguen valor para beneficio de los clientes, los propietarios y para la sociedad donde se desempea. Se trata de estructuras organizativas que obtienen y acumulan informacin para ponerla en funcin de la creatividad colectiva y la gestin del conocimiento colectivo.
Finalmente, las empresas modernas son realmente extraordinarias maquinarias de produccin de informacin. Y como tales se convierten en negocios de venta de informacin o maquinarias que devuelven informacin a la sociedad. As, en la medida que son eficientes y efectivas en esta funcin, en esa medida se hacen ms competitivas. Tambin hacen ms competitiva a quienes se vinculan con ellas, a sus clientes, a sus trabajadores y directivos, a las comunidades circundantes a sus establecimientos y a la sociedad en general dentro de la cual se insertan.
As pues, casi todas las modernas teoras de la gerencia y quienes han documentado las experiencias exitosas en el mundo de los negocios, enfatizan el desarrollo de sistemas de informacin como el centro de cualquier estrategia competitiva y como la herramienta clave para el desarrollo de la productividad de la mano de obra, de los equipos e infraestructura, de los inventarios de insumos y productos, y de los flujos de caja y dems manejos financieros de la empresa. Por otra parte, est bien asentado como paradigma dominante la valoracin del capital humano. La clave es, por una parte, la flexibilidad y el desarrollo permanente de flujos de conocimiento novedoso; y por la otra, su aplicacin cada vez ms rpida a la solucin de cuellos de botella, a la mejora continua de productos y procesos y al constante descubrimiento de nuevos nichos de mercado o al afianzamiento de los ya explotados. Todas esas teoras concluyen en la necesidad de desarrollar una cultura de la empresa, en donde la bsqueda, uso y produccin de informacin actual y pertinente est imbuida en la organizacin, en sus valores y practicas cotidianas y en la actitud permanente de todos y cada una de las personas que actan dentro de una empresa y con el contexto que la rodea.
En este artculo enfrentamos el problema de analizar, con el uso de indicadores especialmente diseados para este fin, lo que hemos llamado Cultura de la informacin en las empresas proveedoras de bienes y servicios a la industria petrolera, petroqumica y de procesos en general. Nos planteamos el problema como un asunto de cultura empresarial, en la medida que ella forma parte de un complejo de prcticas, valores, costumbre y motivaciones arraigadas en la organizacin y no simplemente un dato o conjunto de referencias que puedan ser medidos directamente para conocer su situacin. En ese sentido, enfrentamos el problema desde cuatro elementos, a partir de las cuales desarrollamos los indicadores (figura 1). Como indicamos al inicio, esas cuatro dimensiones son:
Veamos cada una de ellas en trminos de su significado, los aspectos principales en que se puede desagregar y las variables que integran cada uno de los indicadores desarrollados.
Figura 1
Insistimos, se plantea el asunto como un aspecto clave de la cultura empresarial, en la medida que identificamos un complejo de prcticas, valores, costumbre y motivaciones arraigadas en la organizacin y no simplemente un dato o conjunto de referencias que puedan ser medidos directamente para conocer su situacin. Enfrentamos el problema desde cuatro dimensiones clave de la teora de la informacin, a saber: a) Nivel de informacin disponible en la empresa respecto al complejo mundo exterior en donde se desenvuelve; b) Capacidad de recabar informacin tanto sobre sus propias operaciones como sobre el contexto; c) Uso que le da a la informacin de que dispone, incluye grado de difusin interna; y c) Aporte de informacin a la sociedad y nivel prctico de comprensin de la filosofa y regla de oro del Benchmarking. Estos son los indicadores bsicos o de primer nivel de desagregacin del indicador general sobre Cultura de la informacin en la empresa. A los efectos de este anlisis y tomando en cuenta la diversidad de empresas bajo consideracin, le damos igual peso a los cuatro indicadores bsicos; pues se trata de fijar un parmetro de excelencia en un proceso sistmico que no puede descuidar ningn aspecto. Adems, debemos recordar que en este nivel estamos trabajando en la fase de “Benchmarking” genrico.
Este indicador resume el grado o nivel de informada que esta la empresa acerca del contexto donde se desenvuelve y sobre el estado del arte del conocimiento en el campo de accin particular de cada empresa. Expresa el acumulado de tres sub-indicadores: a) Nivel de informacin sobre el mercado, b) Nivel de informacin sobre las tendencias del conocimiento que le ataen y c) Nivel de informacin sobre el contexto macroeconmico y sobre poltica del gobierno. Estos sub-indicadores se dividen a su vez en otros aspectos que permiten una visin suficientemente desagregada sobre el asunto de una empresa bien informada.
Al igual que en los indicadores de primer nivel, es posible ponderar de manera diferente algunos de los indicadores de segundo nivel, para expresar la especificidad de determinado grupo de empresas o sectores bajo consideracin. De nuevo nos apartamos de esta idea, porque se trata de una evaluacin de la competitividad de un conjunto de empresas proveedoras directas o indirectas, potenciales o reales del sector petrolero y petroqumico, un sector bastante variado. La evaluacin es bastante exhaustiva, pero recordemos que sigue siendo un Benchmarking de tipo general.
1.1. Nivel de informacin sobre el mercado. La desagregacin en este tercer nivel de indicadores nos permite medir el grado de informacin que posee la empresa acerca del mercado, a saber: demanda y competencia. Ambos indicadores conservan el mismo peso dentro del rankeo. Eso significa que no tomamos en cuenta si la empresa se mueve en un mercado en monopolio, oligopolio o de amplia competencia.
1.1.1. Nivel de informacin sobre la demanda: Enfrentamos aqu la evaluacin del grado de informacin que cada empresa indica tener sobre la demanda real o potencial, tanto local como internacional, con nfasis en su principal lnea de productos o servicios. Consideramos aspectos tales como "share" o porcin del mercado que domina, conocimiento sobre planes de inversin de PDVSA y las operadoras de la Apertura petrolera, calidad de las investigaciones de mercado realizadas, dificultades con certificaciones tcnicas internacionales y nivel de vinculacin e interlocucin con clientes nacionales e internacionales. Todo ello en mltiples aspectos relacionados con el mayor y mejor acercamiento al cliente para identificar sus necesidades.
Las variables que componen este indicador son:
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1.1.2. Nivel de informacin sobre la competencia: Se trata de evaluar el grado de informacin que cada empresa indica tener sobre sus competidores, tanto locales como internacionales. Identificacin de quienes son: nombre, marca comercial, origen, "share" del mercado, etc. Se considera tambin el grado de conocimiento sobre precios, calidad y tiempos de entrega de los principales competidores. En todos los casos la informacin est referida a la lnea principal de productos o servicios de la empresa. Un aspecto importante se refiere al anlisis sistemtico de la competencia en cuanto a: sistema de negocios, productos y servicios, patentes, etc.
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1.2. Nivel de informacin sobre tendencias del conocimiento. La desagregracin en este tercer nivel de indicadores nos permite medir el grado de informacin que posee la empresa sobre las tendencias ms modernas del conocimiento internacional, tanto en la materia tecnolgica “dura”, como el la organizativa o “blanda”; relacionadas con el rea o campo especfico de accin de cada empresa. A la hora de ponderar, se le da un peso igual a las dos materias.
1.2.1. Nivel de informacin sobre tendencias del conocimiento tecnolgico. Se toman en consideracin aspectos que directa o indirectamente miden el grado de informacin que tiene la empresa sobre las tendencias tecnolgica ms avanzadas en su campo especfico de accin. Tomamos en cuenta esencialmente aspectos de la llamada "tecnologa dura". Consideramos en este indicador: a fuentes especializadas de informacin tecnolgica, consultora en ingeniera, identificacin plena del lder tecnolgico relativo a su lnea principal de productos o servicios y posicin competitiva relativa de su tecnologa, el uso avanzado de equipos informticos. Finalmente, consideramos el conocimiento que tienen las empresas sobre las implicaciones de la exigencia generalizada de ISO-14000. Ello en la medida que ya la industria petrolera a escala mundial est entrando con ISO-14000 e INTEVEP tiene considerado usar aspectos clave de esta norma en sus evaluaciones.
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1.2.2. Nivel de informacin sobre tendencias del conocimiento organizativo. Se toman en consideracin aspectos que directa o indirectamente miden el grado de informacin que tiene la empresa sobre las tendencias organizativas ms avanzadas en su campo especfico de accin. Tomamos en cuenta esencialmente aspectos de la llamada "tecnologa blanda". Consideramos en este indicador: a fuentes de informacin especializadas, servicios de consultora en cambio organizacional, atributos del personal profesional y tcnico superior en cuanto a actualizacin, habilidad para ubicar y procesar informacin, hbitos de investigacin, etc. Y otras medidas directas o indirectas del grado de informacin sobre conocimiento organizativo.
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1.3. Nivel de informacin sobre el contexto. La desagregacin en este tercer nivel de indicadores nos permite medir, por una parte: el grado de informacin que posee la empresa sobre sus proveedores de materia prima y servicios de asistencia tcnicos y tecnolgica. Por la otra, se miden el nivel de informacin de la empresa acerca de las tendencias actuales en la poltica del Estado Venezolano, con sus efectos sobre la empresa establecidas en el pas y las predicciones sobre el comportamiento de variables macroeconmicas claves, tales como: inflacin, tasa de cambio, tasa de inters, precio internacional del petrleo, crecimiento econmico esperado y desempleo. A la hora de ponderar, se le da un peso igual a los dos aspectos.
1.3.1. Nivel de informacin sobre sus proveedores. Se toman en consideracin aspectos que directa o indirectamente miden el grado de informacin que tiene la empresa sobre sus proveedores tanto de materia prima y productos semielaborados, como de servicios de asistencia tcnica y tecnolgica. Se desagregan los niveles de informacin en atencin a aspectos de tipo geogrfico, tanto nacional como internacional. Ello implcitamente mide un efecto de conglomerado y de estrategia de localizacin de la empresa cercana a sus proveedores. Por otra parte se le da un peso a las vinculaciones con universidades y centros de investigacin. El criterio general es de favorecer la mayor variedad posible de vinculaciones tcnicas y tecnolgicas.
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1.3.2. Nivel de informacin sobre la poltica del gobierno y las tendencias macroeconmicas. Se toman en consideracin los aspectos que directa o indirectamente miden el grado de informacin que tiene la empresa sobre las tendencias actuales en la poltica del Estado Venezolano, con sus efectos sobre la empresa establecidas en el pas y las predicciones o pronsticos sobre el comportamiento de variables macroeconmicas claves, tales como: inflacin, tasa de cambio, tasa de inters, precio internacional del petrleo, crecimiento econmico esperado y desempleo. Se toma en consideracin la calidad de la consultora que recibe la empresa en materia de gestin ambiental, pues es un tema estrechamente relacionado con las regulaciones. Y tambin consideramos la calidad de la consultora recibida en materia de gestin de la calidad, pues en este sector y en Venezuela esto est estrechamente relacionado con la poltica de PDVSA y su condicin de empresa del Estado.
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2. CAPACIDAD PARA RECABAR INFORMACION. Es el agregado del inters o capacidad de las empresas para recabar informacin, tanto sobre sus propias operaciones, como sobre el contexto en el cual se desempea Esos son los dos sub-indicadores en los cuales se descompone el indicador general sobre capacidad para recabar informacin. Esto se hace sobre la base de un peso o ponderacin igual para ambos.
2.1. Capacidad para recabar informacin sobre sus propias operaciones. Se toma en consideracin un conjunto de aspectos que directa o indirectamente miden la capacidad de la empresa para recabar sistemticamente informacin sobre sus operaciones, tanto desde el punto de vista financiero y econmico en general, como en lo relativo a la actividad productiva o de servicios, en lo organizativo y en materia ambiental y de seguridad en el trabajo. Se toman en consideracin aspectos que tienen que ver con la organizacin misma de la informacin dentro de la empresa.
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2.2. Capacidad para recabar informacin sobre el contexto. Se toma en consideracin un conjunto de aspectos que directa o indirectamente miden la capacidad de la empresa para recabar sistemticamente informacin sobre el contexto en el cual se desempea. En particular se mide la frecuencia con que la empresa realiza actividades de bsqueda de informacin sobre los mltiples aspectos que se mueven en el contexto nacional e internacional, problemas con servicios de telecomunicaciones, vinculaciones para desarrollo de productos, diseo de procesos, fabricacin de partes y equipos, etc. Aqu se consideran tambin aspectos de localizacin que facilitan conseguir la informacin.
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3. USO DE LA INFORMACION. Este indicador cuantifica la capacidad de la empresa para efectivamente usar la informacin que obtiene y, por tanto, hacerla jugar en favor de su competitividad. Se toman en consideracin tres aspectos clave: a) difusin interna de la informacin, b) capacidad de procesamiento en todos los niveles y c) poltica para proteger efectivamente el conocimiento del cual depende la empresa para competir. A la hora de ponderar, se le da un peso igual a los tres aspectos.
3.1 Difunde informacin internamente. Este indicador sobre la capacidad de la empresa para efectivamente usar la informacin mide las actividades de difusin interna de la informacin, como elemento clave de la capacidad de procesar la informacin que se posee. Es decir a mayor difusin interna, tanto vertical como horizontal, mayor ser la capacidad de la empresa para reaccionar efectivamente ante desequilibrios econmicos, tecnolgicos, organizativos, ambientales o de cualquier orden. Y, por tanto, mayor ser la capacidad de la empresa para liderar innovaciones comerciales, tecnolgicas, financieras u otras. El grado de difusin interna de la informacin que obtiene o produce la empresa, es un buen indicador sntesis sobre la cultura de la informacin que posee un empresa determinada.
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3.1. Capacidad de procesamiento de informacin. Este indicador sobre la capacidad de la empresa para efectivamente usar la informacin que obtiene, mide la actividad sistemtica de explotacin procesamiento de la informacin que se tiene, con el objeto de tomar decisiones y ganar ventajas competitivas en lo tecnolgico, comercial, organizativo, financiero, etc. En muchos sentidos mide la capacidad de planificacin estratgica de la empresa. Una parte importante del indicador considera el grado de informatizacin de la empresa, no por la cantidad y caractersticas de los equipos informticos que posee, sino por el uso que la empresa hace de ellos.
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3.3. Capacidad para proteger el acervo de conocimiento. Este tercer indicador sobre la capacidad de la empresa para efectivamente usar la informacin que obtiene, evala tanto las prcticas, como la poltica y estrategia de proteccin del "stock" o acervo e conocimiento que posee o ha logrado desarrollar y del cual depende cada empresa para sostener o ampliar su posicin en los mercados.
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4. APORTA INFORMACION. Este indicador resume la disposicin y habilidad de la empresa para aportar informacin til a la sociedad sin perjudicar su posicin competitiva general y de largo plazo, ni su espacio de mercado. As que, identificar cual es la informacin verdaderamente confidencial y de valor estratgico y aprender a compartir informacin para beneficio mutuo es un aspecto clave de la competitividad moderna. Se trata, en definitiva, de entender que competencia y cooperacin no estn necesariamente reidas, y que la informacin es el factor clave para ello. Todo el sistema de Benchmarking se monta precisamente sobre la capacidad de las empresas que participan para compartir informacin, para compararse y para acordar oportunidades conjuntas de mejora. Se construyen dos sub-indicadores, con pesos iguales, a saber: a) disposicin a difundir informacin externamente y b) comprensin practica del concepto de Benchmarking.
4.1. Difunde informacin externamente: Seleccionamos un conjunto de datos que permiten medir la disposicin que tiene la empresa a aportar informacin til para sus clientes, para el gobierno, para organizaciones no gubernamentales, para las comunidades circundantes a los establecimientos industriales o de servicios industriales y de construccin o de campo, a las cmaras y dems organismos gremiales, etc.
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4.2. Nivel de comprensin de la filosofa de "Benchmarking”: A partir del nivel de respuesta dado al instrumento de recoleccin de informacin, se mide la capacidad de su empresa para asumir plenamente la regla de oro del Benchmarking: “se obtiene del sistema tanta informacin como se aporta”. Simplemente se mide la relacin entre preguntas efectivamente respondidas y preguntas posibles. Es la medida bruta del grado de comprensin y de cooperacin con el sistema. Y por tanto, creemos tambin, del inters y utilidad que de l se puede extraer. Se le da una fuerte ponderacin: pesa 12,5% del indicador total sobre Cultura de la informacin y pesa fuertemente tambin en el Indicador de Competitividad Estratgica (ICE) o “rankeo” general de competitividad.