Johnny Tamayo Arias 5e2l1o
La herramienta que se ha diseado esta orientada al diagnostico de los procesos empresariales de cualquier tipo de organizacin basado en dos tipos de conceptos:
Conceptos Organizacionales: Alrededor de los diferentes agentes empresariales con los que interacta una organizacin hay una serie de procesos y caractersticas necesarias para su desarrollo, las caractersticas que conforman cada agente interventor hacen parte de los procesos internos realizados en las organizaciones, todos ellos enfocados en la eficiencia y eficacia de la organizacin. Basndonos en la actividad que tiene la empresa con un agente particular (agente interventor segn la relacin del negocio, ejemplo: las relaciones entre la empresa y el cliente), es necesario contar con una serie de procesos y caractersticas bsicas para que la organizacin este preparada para este tipo de relaciones. A medida que una empresa define sus relaciones con sus agentes, los desarrollos de la estructura se van fortaleciendo en estas reas, llegando a presentar ms importancia que los dems agentes. Las reas de menor evolucin son segmentos de la estructura que poseen un desarrollo pasivo sin llegar a eliminarse en la estructura de la organizacin, permitindole a la empresa posibilidades de flexibilidad y actividad de estas zonas si la empresa decide cambiar de estrategia de negocio. Partiendo de esta premisa se diseo una serie de preguntas orientadas a estructurar la organizacin, las metodologas utilizadas se soportan en diferenciales semnticas y la modelizacin organizativa.
Conceptos Estructurales: Conociendo el anlisis realizado a travs de las tres reas de conocimiento, (Conceptual, funcional, estructural), se planteo la manera de integrar de forma sencilla todos estos conceptos a travs de una grafica circular que identifique cada uno de las prioridades del sistema segn el nivel de importancia. La grafica de visualizacin se compone de tres grandes niveles, el nivel estratgico colaborativo, el nivel de procesos operativos y el nivel de soporte, cada uno con una valoracin dada en el formato de diagnostico.
Una vez identificado los procesos y subprocesos segn el nivel de importancia se procede a asignar la calificacin obtenida en el cuestionario segn el rea objeto de investigacin. Para el anlisis colaborativo se asignan en cada uno los anillos y relaciones de procesos la actividad la evaluacin obtenida.
Para el anlisis y estructuracin de la informacin necesaria para conocer las organizaciones en el mbito de Internet, nos basamos en mtodos de prospectiva fundamentados en el estudio de diversos factores del entorno tecno-socio-econmico y las interacciones entre estos factores. Para la captura y anlisis de la informacin se utiliz el mtodo Delphi (Delbecq, A.H,1975); mediante este procedimiento se pretende extraer y maximizar las ventajas que presentan los mtodos basados en grupos de expertos y minimizar sus inconvenientes. Para ello se aprovecha la sinergia del debate en el grupo y se eliminan las interacciones sociales indeseables que existen dentro de todo grupo. A continuacin enunciaremos cada una de las tareas a tener en cuenta en el desarrollo de proceso de puesta en marcha de las encuestas.
Para el diseo y personalizacin del instrumento de captura de informacin se baso en la Matriz de Inteligencia Organizacional MIO, dicha metodologa fue adaptada a travs de la incorporacin de conceptos de cadena de valor y procesos de negocio todos ellos incorporados en las preguntas realizadas. A travs de la incorporacin de esta adaptacin a la metodologa podemos identificar el grado de percepcin del proceso al interior de la organizacin (Arbonies ,2003).
Los instrumentos para el anlisis y captura de informacin se basaron en dos mtodos, el primero conocido como “Modelizacin organizativa”, trata de una tcnica estructurada utilizada para asegurar un examen y documentacin completa de una empresa y de su entorno en materia de SI/TI. Este modelo se adapto a las condiciones y caractersticas que debe tener un negocio para su puesta en marcha en Internet basndonos en aspectos como colaboracin, optimizacin de procesos a travs de Internet, integracin de sistemas de gestin. Para el anlisis a nivel de grado de desarrollo y aceptacin de las TI en una organizacin, realizamos un estudio centrado en la Matriz de Sullivan, a travs de ella podremos conocer la situacin de desarrollo y aceptacin que tiene las tecnologas en la empresa en cuestin. La finalidad de ambos mtodos es obtener la informacin concreta y esencial para que las empresas convencionales puedan tener presencia en Internet. Estos sistemas de captura de informacin se basan en los siguientes tipos de anlisis:
Anlisis organizacional: La primera parte de la encuesta esta basado en el mtodo de “Modelizacin organizacional” (Roberts, 1999). Este metodo se adapto a las condiciones y caractersticas que debe tener un negocio para su puesta en marcha en Internet basndonos en aspectos como colaboracin, optimizacin de procesos a travs de Internet, integracin de sistemas de gestin.
Las caractersticas evaluadas en la fase organizacional fueron las siguientes:
Anlisis tecnolgico: el desarrollo del cuestionario tuvo como base terica los conceptos aportados por la matriz de Sullivan, adems de algunas otras preguntas extradas de los contenidos, orientados a determinar el uso y las necesidades tecnolgicas de las infraestructuras, tanto a nivel de hardware como de software. En el proceso de planificacin resulta crucial identificar la situacin de la empresa en cuanto al uso y gestin de los SI/TI con objeto de obtener una imagen clara de su situacin de partida y establecer as con mayor precisin los pasos que han de realizarse para lograr alcanzar la situacin deseada. Resulta interesante, como primer paso, tener una visin objetiva del papel desempeado actualmente por los SI/TI en la empresa y de la percepcin que sobre esta funcin se tiene por parte de los de la organizacin. En esta lnea, la matriz de Sullivan (1985) ofrece una visin general del grado de innovacin y aceptacin de la TI en una organizacin. Para ello hace uso de dos variables, como son el grado de desarrollo de la tecnologa y el nivel de empleo de sta. La primera es una medida de la actualizacin tecnolgica de la empresa, es decir, si su infraestructura recoge los ltimos avances y est, por lo tanto, actualizada; visto de otra manera, esta variable mide el grado de obsolescencia tecnolgica en que se encuentra la empresa. La segunda variable, el grado de empleo de la tecnologa, ofrece una imagen del uso efectivo que se da a la infraestructura de TI de la empresa por parte de los s, es decir, si la formacin y cultura de la informacin de la empresa favorece o no la explotacin de los equipos y aplicaciones para la realizacin de las actividades. Combinando estas dos variables se obtiene una radiografa interesante que puede indicar si la empresa hace un uso estratgico de los SI/TI o, si por el contrario stos no tienen un papel relevante en su funcionamiento. Tambin permite identificar situaciones de desequilibrio en las que, por ejemplo, existe un elevado desarrollo tecnolgico pero el personal de la empresa no est haciendo uso de l, lo que significa una inversin que difcilmente ser amortizable. Tambin puede suceder que la TI disponible se utilice de forma intensiva pero las limitaciones tcnicas impidan la obtencin de mejores resultados.
Anlisis colaborativo: para la realizacin y puesta en marcha del cuestionario, las preguntas fueron tomadas de los tres puntos fundamentales del trabajo colaborativo: Informacin, Coordinacin y Colaboracin, partiendo de los niveles de responsabilidad y confianza de las organizaciones (Reichwald Et al, 1998).
Metodologa: cualitativa a travs de diferenciales semnticos (este tipo de escalas para situar la opinin del entrevistado, se trata de un segmento de dimensiones fijas y conocidas, sobre el cual la persona entrevistada marcar algn signo que indique la posicin en que se sita. Midiendo luego la distancia en centmetros que separa la marca hecha por la persona que responde a cualquiera de los extremos, se podr obtener un valor numrico, que corresponde a un punto determinado de la escala. ).
Escalas :
Tcnica: encuesta y entrevista personal.
Herramienta: cuestionario istrado personalmente y a travs del correo electrnico.
Universo: 4 empresas pertenecientes al la unidad de emprendimiento de la Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales.
Caractersticas de las Empresas:
Tcnica de Muestreo: no probabilstico muestra auto-seleccionada.
La puesta en marcha de este modelo de integracin de roles entre los proyectos de emprendimiento y la universidad a travs de sus laboratorios y grupos de investigacin, ha tenido unas sinergias caracterizadas por desarrollos innovadores, con una alta aplicacin de nuevos conceptos a las necesidades descritas por las empresas; para el fortalecimiento de esta estrategia de emprendimiento al interior de la Universidad Nacional de Colombia, se ha visto la necesidad de reglamentar todos los procesos generados por estas interacciones entre emprendedores y grupos de investigacin como parte de la identificacin de los aportes intelectuales en las innovaciones para su respectiva comercializacin. Es claro que el papel que ha querido jugar la universidad es el de apoyar la creacin de empresas y la conformacin de redes de apoyo para el fortalecimiento de las relaciones universidad empresa, a travs del dinamismo de todas sus estructuras tanto de formacin como de investigacin.
Conociendo esta conclusin primordial que enmarca el porqu de su incorporacin al interior de la universidad, se ha analizado una serie de empresas tecnolgicas que han surgido en la universidad, desde el punto de vista de redes sistmicas basadas en procesos y los diferentes tipos de relaciones que se generan alrededor de las redes corporativas.
El diseo de la estructura organizacional de las nuevas empresas est caracterizado por tener en cuenta la interaccin entre sistema y s, quienes son el elemento fundamental en el xito o fracaso de los procesos de cambio. Para su diseo se baso en una serie de caractersticas. La primera caracterstica son los procedimientos especficos, como integracin de las actividades de la empresa, la segunda caracterstica fusiona los diversos factores motivacionales, colaborativos y de formacin de las personas al interior de las organizaciones, y la ltima caracterstica hace referencia a las representaciones e interpretaciones de cada uno de los s del sistema.
As, se ha planteado una estructura funcional y operativa capaz de ofrecer a la empresa un alto grado de flexibilidad y adaptacin acorde a la situacin que est viviendo la empresa, basndonos en las necesidades y la interaccin de los s con el sistema creado. Esta estructura integra 3 grandes procesos o reas determinantes para las empresas a nivel: organizacional, tecnolgico, colaborativo.
Tomando como referencia los escenarios organizacionales, colaborativos y tecnolgicos hemos desarrollado una estructura capaz de interactuar con cada uno de los siguientes conceptos.
La estructura organizacional diseada tiene su epicentro en el modelo de negocio que la empresa posee, este modelo de negocio puede ser de origen convencional o de carcter on-line (modelo de negocio basado en Internet: relaciones entre empresa, cliente, istracin pblica, informacin, y colaboracin) una vez las organizaciones tienen definido su modelo de negocio a partir de su sistema convencional, se empieza a crear una estructura organizacional capaz de adaptarse a diversas circunstancias y momentos por los cuales transitan las empresas. Una vez definido estos dos puntos se procede a la personalizacin y diferenciacin del perfil del negocio a travs del ncleo de negocio o corebusiness; el corebusiness diferencia el know how de la empresa, define el que hacer de la empresa, el cual marca la diferencia entre las otras organizaciones; una vez integrado estos tres conceptos tenemos una estructura soportada en un componente funcional capaz de determinar cul es el objeto del negocio y como ser su funcionamiento a travs de la incorporaciones de estructuras organizacionales.
La integracin de los distintos conceptos organizacionales y tecnolgicos con las personas, nos conforman la colaboracin. El objeto de la colaboracin es la asociacin integradora de los diferentes agentes que intervienen en las relaciones con las empresas (negocios, clientes, n. pblica y conocimiento). A travs de este agente vinculador, la organizacin llega a tener cobertura tanto a nivel interno como externo, una vez realizada la integracin de los componentes funcionales de la organizacin, se empieza a interactuar con el primer nivel de componentes y procedimientos organizacionales. La integracin de la informacin y las herramientas que gestionan estas informaciones, mejoran los sistemas de colaboracin en el interior de las organizaciones. La colaboracin se logra cuando las aplicaciones y los grupos de trabajo interactan en tiempo real, al interior de las organizaciones.
Conocida la estructura organizacional a utilizar por la empresa en Internet y el soporte tecnolgico a emplear debemos interactuar toda nuestra estructura con un concepto basado en la colaboracin de personas y recursos, estos instrumentos lo que hacen es facilitar el desarrollo de las comunicaciones dentro de las organizaciones con presencia en Internet, es de un alto grado de comunicaciones informales generadas, debido en muchos de los casos a reglas formales, procedimientos y normas. La comunicacin formal no es interactiva, mas bien tiende a impersonal e implica una serie de estructuras a nivel de informes y reuniones. En el contexto de una organizacin virtual en que las redes y las tareas relacionadas son formadas por individuos por los lmites orgnicos. Desarrollar enfoques basados en resultados orgnicos es inadecuado ya que solo refleja el objetivo de una organizacin virtual, y no el bien generado por una organizacin colaborativa que trabaja por un bien comn. de ah la necesidad de integrar la interaccin persona-sistema dentro de un concepto de diseo y uso de la plataforma informtica.
Partiendo de los conceptos tericos basados en un diseo de estructura organizacional orientada a las personas, quienes son el elemento fundamental en el xito o fracaso de los procesos de cambio. Se identifica una serie de etapas que dieron respuesta al diseo de estructura de trabajo para cada organizacin. La primera etapa se baso en los procedimientos especficos, como integracin de las actividades de la empresa: como el modelo de negocio y la estructura organizacional, la segunda etapa fusiono los diversos factores motivacionales, colaborativos, niveles de confianza y de formacin de las personas al interior de las organizaciones, y la ultima etapa hace referencia a las representaciones e interpretaciones de cada uno de los s del sistema desde el punto de vista de la estructura organizacional, la integracin de las estructuras organizacionales, colaborativas y tecnolgicas, trayendo consigo el diseo de nuevas estructuras organizacionales para las (Spin off Universitarias).