Figura 1.
Figura 1Ciclo de Vida de la Gestin del Conocimiento.
Fuente: Chan (1999)
Rojas, T.; Prez, M. 1 y La Rosa, D. 2 252p6p
| RESUMEN: Los sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) ofrecen a los negocios visiones integradas, intercambio de informacin con todas las reas de la empresa en tiempo real, reduccin de costos, mejoramiento en los procesos y reemplazo de los legacy systems. Adicionalmente, el inters primordial de la teora del conocimiento organizacional estriba en su generacin, transmisin y reutilizacin, el cual debe transcender al individuo. Por este motivo, el presente artculo realiza una propuesta metodolgica basada en un modelo de Gestin del Conocimiento, que ayude a las organizaciones a identificar, capturar, almacenar y reutilizar el conocimiento generado durante la implantacin de sistemas ERP. |
ABSTRACT: |
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Las organizaciones modernas evolucionan incrementalmente ms all del trabajo colaborativo, para integrarse con sus socios, proveedores y clientes, formando una empresa interconectada basada en un nuevo modelo de negocio que contempla la integracin de los procesos y de los Sistemas de Informacin (La Rosa, 2003). Consecuentemente, emerge una nueva generacin de Sistemas de Informacin para integrar los procesos y los flujos de informacin entre los de la empresa extendida: los Sistemas Empresariales (Sandoe et. al., 2001).
Los Sistemas Empresariales integran, en una base de datos comn y a tiempo real, los datos pertenecientes a las distintas reas funcionales de una organizacin, las cuales demandan datos entre s, se vuelven interdependientes, operan efectiva y eficientemente, apoyan los procesos de negocio y los dirigen eficientemente a la satisfaccin del cliente (Brady et. al., 2001). As, los Sistemas Empresariales se convierten en el ncleo del ambiente computacional de las organizaciones de hoy, altamente interconectadas.
Koch (2002) conviene en que el xito de un sistema de Planificacin de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) depende en gran medida de cun rpido pueden obtenerse sus beneficios; surgiendo as, la necesidad de implementaciones rpidas que garanticen el equilibrio entre el modelo propuesto, la funcionalidad del ERP a ser implementada, los costos involucrados y la confianza del (Koch, 2002).
Por su parte, la naturaleza integrada de los sistemas ERP facilita la transferencia del conocimiento tcito y explcito dentro del equipo responsable de su implantacin y hacia el resto de la organizacin ya que el trabajo en equipo de las implantaciones ERP, pues propicia la creacin y preservacin del conocimiento (Jones, 2001). De esta manera y considerando que la cultura y el comportamiento organizacional son claves para propiciar y/o inhibir el compartimiento interno de conocimiento, el manejo apropiado que se haga de tales variables ser determinante para el xito de la implementacin.
As, la adecuada Gestin del Conocimiento antes, durante y despus de la implementacin de un sistema ERP contribuye a garantizar que la tecnologa implantada quede al servicio de los procesos y de las reas del negocio y, con ello, a la optimizacin de los procesos, la satisfaccin del cliente y al incremento de la competitividad de la organizacin.
De lo anterior es posible concluir, que el conocimiento se convierte en un factor del xito o fracaso en las implantaciones de Sistemas ERP y su manejo adecuado garantiza los beneficios empresariales esperados ante inversiones de esta envergadura. Como consecuencia, se hace necesario contar con una metodologa que ayude a gestionar el conocimiento durante implantaciones ERP y propicie su re-utilizacin en el futuro.
En las secciones sucesivas, se presentan los conceptos principales de esta investigacin, referidos a la Gestin del Conocimiento, la metodologa adoptada para su desarrollo y finalmente la propuesta metodolgica, su evaluacin a travs del anlisis de caractersticas y unas conclusiones preliminares indicando los prximos pasos a seguir.
En la actualidad, el conocimiento representa el elemento clave para responder a las nuevas situaciones que las organizaciones modernas atraviesan; as, el conocimiento es gente, dinero, influencia, aprendizaje, flexibilidad y poder cuyo manejo apoya la oportunidad para lograr ahorros sustanciales, mejoras significativas en el desempeo humano y ventaja competitiva para el negocio (Kanevsky y Housel, 1999).
Para Davenport y Prusak el conocimiento es una mezcla de experiencias, valores e informacin contextual izada que provee un marco o modelo para la evaluacin e incorporacin de nuevas experiencias e informacin. Esta mezcla de elementos se encuentra dentro de las organizaciones no slo en documentos y repositorios sino tambin en procesos, prcticas y normas (Davenport y Prusak, 1998).
En forma similar, Chan seala que el ncleo del conocimiento est en los procesos de la organizacin en los cuales el nuevo conocimiento es desarrollado y distribuido a las reas que lo requieren (Chan, 1999). ste conocimiento es puesto en forma asequible para usos futuros, a la vez que es incrementado con nuevas experiencias segn se presenta en el ciclo de vida de la
Figura 1.
Figura 1Ciclo de Vida de la Gestin del Conocimiento.
Fuente: Chan (1999)
El proceso de incentivar, promover, generar y trasmitir el conocimiento constituye una poderosa ventaja competitiva y un importante capital de trabajo debido a que la Gestin del Conocimiento considera la istracin de los activos intangibles relacionados con la creacin y transferencia del conocimiento y genera valor para la organizacin. Para que este conocimiento trascienda al individuo, la organizacin debe tener un sistema que permita identificar su existencia, proceder a su recopilacin, reuniendo a las personas o juntando la informacin, organizarlo para que la gente pueda entenderlo y elaborar la respectiva taxonoma y categorizacin.
Son pocas las organizaciones que han tenido iniciativas en el rea de la Gestin del Conocimiento para que el capital intelectual pueda proliferar, a pesar de las grandes ventajas que esto conlleva. Segn Barclay y Murray (1997) esto puede deberse a que esta gestin implica adquisicin de tecnologa, manejo de mtodos y esfuerzos masivos que demandan grandes cambios culturales en la corporacin.
El propsito principal de esta investigacin es identificar el conocimiento requerido, de dnde se obtiene y en qu se basa, cuando se implementa un sistema EPR en una organizacin. (Chan, 1999).
Se plantea entonces construir una propuesta metodolgica que combine las metodologas y herramientas que canalicen las necesidades de conocimiento de la organizacin y faciliten el uso efectivo del mismo incluyendo su continua generacin y re-utilizacin, con el fin ltimo de istrar, preservar y compartir el conocimiento del capital humano de una empresa que comercia o implementa soluciones ERP.
Baskerville seala que el mtodo de Investigacin-Accin presume que los sistemas sociales complejos no pueden ser reducidos para un estudio significativo y no tienen la capacidad de repeticin; su particularidad radica en que pueden ser estudiados mejor a travs de la introduccin de cambios en el proceso y de la observacin de los efectos que tales cambios desencadenan. Este mismo autor sostiene adems, que la Investigacin-Accin es uno de los pocos enfoques de investigacin vlidos que se pueden emplear legtimamente para estudiar los efectos de alteraciones especficas en metodologas de desarrollo de sistemas en organizaciones humanas (Baskerville, 1999).
Dentro del ciclo Investigacin-Accin son iteradas cinco fases identificables:
1. Diagnosticar.
2. Planificar la accin.
3. Tomar la accin.
4. Evaluar.
5. Especificar el aprendizaje.
De acuerdo con Baskerville, el carcter emprico en la fase evaluacin del mtodo, se hace necesario reforzarla con la metodologa DESMET, la cual ayuda al evaluador de una organizacin en particular a planear y ejecutar un ejercicio de evaluacin imparcial y fiable que es dependiente del contexto y adems tiene un carcter sistmico e identifica nueve (9) mtodos de evaluacin (Kitchenham, 1996a y 1996b).
Para los efectos de la investigacin referenciada en este artculo, la aplicacin de la metodologa DESMET sugiri la aplicacin del estudio de un caso. Esta combinacin es un estndar utilizado en investigaciones del LISI (Laboratorio de Investigacin de Sistemas de Informacin de la USB).
De acuerdo a lo expuesto anteriormente y sobre la base del Mtodo Investigacin-Accin y de la Metodologa DESMET para la seleccin de los mtodos de evaluacin requeridos, el desarrollo de la Propuesta Metodolgica se bas en el Ciclo Metodolgico descrito en la Figura 2, el cual es una instanciacin del Marco Metodolgico Sistmico propuesto por Prez et. al. (2004).
Figura 2
Ciclo metodolgico en el que se basa la propuesta metodolgica.
Fuente: Adaptado de Prez et al. (2004)